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人們總是希望(wang)在(zai)需(xu)要(yao)一份資料(liao)的(de)(de)時候，能快速的(de)(de)查(cha)(cha)找到(dao)(dao)它，但在(zai)檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理館(guan)、企事(shi)業單(dan)位(wei)檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理處，經常可(ke)以(yi)看到(dao)(dao)管(guan)(guan)(guan)理人員為找到(dao)(dao)需(xu)要(yao)的(de)(de)資料(liao)焦急(ji)而忙碌(liu)。長久以(yi)來這個問題一直困(kun)擾(rao)著(zhu)檔(dang)案(an)(an)資料(liao)管(guan)(guan)(guan)理人員。目前(qian)國內檔(dang)案(an)(an)館(guan)主(zhu)要(yao)運用(yong)檔(dang)號(hao)和(he)(he)(he)條形碼標記(ji)形式用(yong)于內部(bu)的(de)(de)排架(jia)和(he)(he)(he)定位(wei)。在(zai)實物檔(dang)案(an)(an)的(de)(de)物流過程(cheng)中，起(qi)著(zhu)重要(yao)作用(yong)的(de)(de)是檔(dang)號(hao)和(he)(he)(he)條形碼。傳統的(de)(de)檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理方式存在(zai)檔(dang)案(an)(an)數量冗余、查(cha)(cha)詢、盤點困(kun)難(nan)、處理時間長等(deng)低(di)效率現(xian)象(xiang)，而信息技術手段(duan)的(de)(de)應用(yong)則是解決問題的(de)(de)關鍵。RFID技術的(de)(de)引(yin)入將徹底改變人們對檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理活動的(de)(de)認識。

通過對當前檔(dang)案管理(li)中(zhong)存在的(de)(de)問題進行(xing)分析，現在設計出一套基于RFID超高頻技術的(de)(de)檔(dang)案管理(li)自動化(hua)系統，并(bing)就該系統的(de)(de)功能模(mo)塊架構與(yu)管理(li)業務流程進行(xing)闡述，以期在檔(dang)案自動化(hua)、智(zhi)能化(hua)管理(li)方面做出有改善。

      近年來，我國(guo)檔(dang)案(an)(an)事業(ye)取得了長(chang)足(zu)的(de)發展，檔(dang)案(an)(an)事業(ye)的(de)規模(mo)擴大了，數量也(ye)逐日(ri)增(zeng)多，檔(dang)案(an)(an)的(de)種(zhong)類日(ri)趨多樣化，信息(xi)量迅(xun)速膨脹。但傳統檔(dang)案(an)(an)管理手段與技術(shu)所導致的(de)問題日(ri)益(yi)突顯。

      檔(dang)案編目低效

      檔案(an)存放混(hun)亂

      檔案查(cha)閱耗(hao)時

      檔案盤點不便

      失效檔案的管理(li)滯后

      鑒于這種現狀(zhuang)，檔(dang)案管(guan)理(li)的技術升(sheng)級與(yu)改造迫在眉睫。利用RFID自動識別技術與(yu)后臺數據庫管(guan)理(li)系(xi)統相結(jie)合，實現對檔(dang)案全過程(cheng)跟蹤與(yu)智能(neng)化(hua)管(guan)理(li)。使用對象包括各類(lei)政府、軍隊、事業單(dan)位、大中型企業、醫院、學校、圖書(shu)館、涉(she)密(mi)機關等需(xu)要對檔(dang)案智能(neng)管(guan)理(li)的單(dan)位及(ji)各類(lei)卷宗、機密(mi)文(wen)件管(guan)理(li)等。

 本系統系統主要功能包含檔案管理、在線(xian)監控、借還(huan)管理、系統工(gong)具、查詢盤點、系統維護(hu)、加(jia)密解密、個性(xing)化(hua)服(fu)務等模塊。

（1）入(ru)館(guan)

       新(xin)的(de)檔案入(ru)庫前，首先要(yao)根(gen)據檔案的(de)類(lei)別、年份和密級等相關信息對新(xin)建(jian)檔案進行編目，并(bing)通過終端管理器寫(xie)入(ru)RFID標(biao)(biao)簽(qian)，生成的(de)電(dian)子標(biao)(biao)簽(qian)數(shu)據被(bei)傳送到中心(xin)數(shu)據庫里以備(bei)系統其他(ta)模塊調用。

       入(ru)庫時，檔(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)信(xin)息(xi)(xi)系統(tong)的(de)儲(chu)位管(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)子(zi)系統(tong)發(fa)出(chu)入(ru)館(guan)(guan)指令，然后(hou)讀(du)取要(yao)入(ru)館(guan)(guan)的(de)檔(dang)案(an)盒(he)信(xin)息(xi)(xi)，然后(hou)儲(chu)位自(zi)動(dong)識別模(mo)(mo)塊(kuai)與(yu)檔(dang)案(an)自(zi)動(dong)識別模(mo)(mo)塊(kuai)進行檔(dang)案(an)盒(he)信(xin)息(xi)(xi)匹(pi)配，匹(pi)配后(hou)由儲(chu)位自(zi)動(dong)識別模(mo)(mo)塊(kuai)分配該檔(dang)案(an)盒(he)的(de)存放儲(chu)位，確(que)認(ren)無誤后(hou)，管(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)員(yuan)發(fa)出(chu)入(ru)館(guan)(guan)確(que)認(ren)信(xin)息(xi)(xi)，確(que)認(ren)信(xin)息(xi)(xi)通過(guo)計算機總線傳(chuan)遞至該檔(dang)案(an)架，儲(chu)位指示(shi)點亮起，管(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)人員(yuan)將檔(dang)案(an)盒(he)放至指示(shi)點所(suo)指示(shi)的(de)儲(chu)位，按下儲(chu)位上的(de)確(que)認(ren)按鈕(niu)，指示(shi)燈熄滅，確(que)認(ren)信(xin)號反饋(kui)回管(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)系統(tong)，入(ru)館(guan)(guan)結(jie)束。全部檔(dang)案(an)入(ru)庫完畢后(hou)，在查詢管(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)子(zi)系統(tong)中可對已入(ru)館(guan)(guan)的(de)檔(dang)案(an)信(xin)息(xi)(xi)進行查詢，從而實現對檔(dang)案(an)的(de)可視化、動(dong)態化管(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)。

（2）盤點
       由于RFID的(de)(de)使用，盤點(dian)檔案變成一項(xiang)簡單(dan)快(kuai)速(su)的(de)(de)工(gong)作：由檔案管理信(xin)(xin)息系(xi)統(tong)(tong)的(de)(de)查詢子系(xi)統(tong)(tong)發出盤點(dian)指令，RFID閱(yue)讀(du)器立即(ji)完成對(dui)檔案的(de)(de)相關(guan)信(xin)(xin)息以及相應的(de)(de)儲(chu)位信(xin)(xin)息的(de)(de)收(shou)集，并自動返回所收(shou)集的(de)(de)信(xin)(xin)息與(yu)中心數據庫中的(de)(de)數據進行核對(dui)。如(ru)對(dui)于不(bu)能(neng)匹配的(de)(de)信(xin)(xin)息，由管理人員持手持式(shi)閱(yue)讀(du)器進行現場(chang)核對(dui)，修改系(xi)統(tong)(tong)信(xin)(xin)息或現場(chang)信(xin)(xin)息，從而完成檔案盤點(dian)。
（3）查詢(xun)
       在查詢(xun)相關(guan)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)時(shi)，管(guan)理(li)(li)(li)員首先通(tong)過查詢(xun)管(guan)理(li)(li)(li)子(zi)系(xi)統(tong)(tong)查閱檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)編目(mu)(mu)(mu)號，系(xi)統(tong)(tong)將(jiang)根據編目(mu)(mu)(mu)號提取中心數據庫(ku)(ku)里所(suo)儲(chu)(chu)(chu)存的(de)數據信(xin)息(xi)(xi)，核(he)對(dui)無誤后發出(chu)(chu)出(chu)(chu)庫(ku)(ku)指(zhi)令，儲(chu)(chu)(chu)位管(guan)理(li)(li)(li)子(zi)系(xi)統(tong)(tong)中的(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)自動識別模(mo)塊(kuai)將(jiang)根據編目(mu)(mu)(mu)號映射其儲(chu)(chu)(chu)位編號，找(zhao)到該(gai)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)所(suo)存放(fang)的(de)物理(li)(li)(li)位置。管(guan)理(li)(li)(li)員發出(chu)(chu)出(chu)(chu)庫(ku)(ku)指(zhi)令，儲(chu)(chu)(chu)位指(zhi)示燈亮起(qi)。當檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)經過出(chu)(chu)庫(ku)(ku)口時(shi)，出(chu)(chu)庫(ku)(ku)口的(de)RFID閱讀(du)器將(jiang)讀(du)取檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)信(xin)息(xi)(xi)反饋給(gei)管(guan)理(li)(li)(li)系(xi)統(tong)(tong)，管(guan)理(li)(li)(li)人員再次確(que)認所(suo)查檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)與所(suo)出(chu)(chu)庫(ku)(ku)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)一(yi)致(zhi)(zhi)后確(que)定出(chu)(chu)庫(ku)(ku)。此時(shi)，系(xi)統(tong)(tong)將(jiang)記錄下檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)出(chu)(chu)庫(ku)(ku)時(shi)間(jian)信(xin)息(xi)(xi)。如若反饋信(xin)息(xi)(xi)與查詢(xun)信(xin)息(xi)(xi)不一(yi)致(zhi)(zhi)，監控模(mo)塊(kuai)將(jiang)向警報(bao)模(mo)塊(kuai)發出(chu)(chu)異常警報(bao)。

（4）安全管(guan)理(li)

        安全管理子系統(tong)可(ke)實現對檔案館現場的實時監控與異常警報(bao)功能(neng)，以防止檔案被毀、被盜等。

（5）防毀管(guan)理

       每份檔(dang)案入館時(shi)先精(jing)確測量(liang)其重量(liang)、頁碼等物理特性, 并(bing)(bing)存入RFID數據(ju)(ju)管(guan)理系統, 由監控(kong)模塊對(dui)這(zhe)些信息進(jin)行監控(kong)。在檔(dang)案被查(cha)閱后歸還時(shi)，管(guan)理員對(dui)該檔(dang)案的(de)物理特性再次(ci)進(jin)行檢測，并(bing)(bing)與檔(dang)案借出之前的(de)數據(ju)(ju)核對(dui)，從而可(ke)以及時(shi)發現檔(dang)案有沒有被撕毀、缺失等。

（6）防(fang)盜(dao)管(guan)理

       所有(you)館(guan)藏(zang)檔(dang)案(an)均(jun)處于閱讀(du)器(qi)的讀(du)取范圍中。當檔(dang)案(an)被取出(chu)時(shi)，由出(chu)庫口(kou)的RFID閱讀(du)器(qi)捕捉檔(dang)案(an)信息，并與出(chu)庫指令信息進(jin)行(xing)核對(dui)，如果檔(dang)案(an)是未經(jing)檔(dang)案(an)管理信息系統發(fa)出(chu)出(chu)庫指令而異(yi)常(chang)離開(kai)庫位，監(jian)控模塊(kuai)會(hui)激活警(jing)報模塊(kuai)發(fa)出(chu)異(yi)常(chang)情況警(jing)報。

（7）銷毀

       檔案(an)(an)(an)的價(jia)值具有(you)(you)時(shi)間效應，對于失(shi)去(qu)存(cun)檔價(jia)值的檔案(an)(an)(an)需要進行銷毀(hui)(hui)(hui)處理(li)(li)，以減輕(qing)對檔案(an)(an)(an)管理(li)(li)資源的占(zhan)用。當檔案(an)(an)(an)在入館(guan)時(shi)，將保(bao)管期(qi)限寫(xie)入RFID標簽并存(cun)儲于中(zhong)心數據庫(ku)中(zhong)。在保(bao)管過程中(zhong)，當有(you)(you)檔案(an)(an)(an)達到保(bao)管期(qi)限時(shi)，銷毀(hui)(hui)(hui)管理(li)(li)子系統(tong)將自(zi)動(dong)跳出(chu)檔案(an)(an)(an)失(shi)效提示，由管理(li)(li)員做出(chu)銷毀(hui)(hui)(hui)或繼續保(bao)管處理(li)(li)。同時(shi)，管理(li)(li)人(ren)員也(ye)可以通(tong)過檔案(an)(an)(an)銷毀(hui)(hui)(hui)管理(li)(li)子系統(tong)發出(chu)無線指(zhi)令，由各檔案(an)(an)(an)盒上的RFID標簽反饋回保(bao)管期(qi)限信息，實現對檔案(an)(an)(an)的有(you)(you)效期(qi)管理(li)(li)。

特色功能(neng)

快速掃描和數據處理

RFID讀寫器可(ke)以(yi)同(tong)時從多個射(she)頻(pin)標(biao)簽中快(kuai)(kuai)速讀取包括貨(huo)位(wei)信息、檔案內容(rong)摘要信息等多項相關數據(ju)信息。如一些讀寫器可(ke)以(yi)每秒(miao)讀取200個標(biao)簽的數據(ju)，這比傳統掃描方式要快(kuai)(kuai)超過100倍。

標簽信息容量大

和傳統的(de)條形碼、磁(ci)卡(ka)等數據(ju)存儲介質相比，RFID標簽可(ke)(ke)存儲的(de)數據(ju)量(liang)大大增加(jia)，可(ke)(ke)達(da)1K甚至更大的(de)容(rong)量(liang)；標簽的(de)內容(rong)可(ke)(ke)以反復(fu)(fu)被(bei)擦(ca)寫,而不會損害標簽的(de)功能(neng)，從而可(ke)(ke)實現標簽的(de)重(zhong)復(fu)(fu)使(shi)用。

安全性能高

標(biao)簽的(de)數據存取具有密碼保(bao)護，識別碼獨(du)一無二，無法仿造，這種高度(du)安全性的(de)保(bao)護措施使(shi)得標(biao)簽上的(de)數據不(bu)易被偽(wei)造和篡改(gai)。

抗污染性能強

傳(chuan)統條(tiao)形碼的載體是(shi)紙(zhi)張(zhang)，因此容(rong)易(yi)受(shou)到污染，但 RFID對水(shui)、油和化(hua)學藥(yao)品(pin)等物質具有很強抵(di)抗性。此外(wai)，由于(yu)條(tiao)形碼是(shi)附于(yu)塑料袋或(huo)外(wai)包裝紙(zhi)箱上，所(suo)以特別容(rong)易(yi)受(shou)到折損； RFID卷標是(shi)將(jiang)數據(ju)存在芯(xin)片中，因此可以免受(shou)污損。

體積小型化

RFID在(zai)讀(du)取(qu)上并不(bu)受尺(chi)寸(cun)大小與形(xing)狀(zhuang)限制，不(bu)需為了讀(du)取(qu)精確度而配合紙張的固(gu)定(ding)尺(chi)寸(cun)和印刷品質(zhi)。此外， RFID標簽更可往小型化與多樣形(xing)態發展(zhan)，以應(ying)用于不(bu)同檔案。

更新信息便捷

現(xian)今的條(tiao)形(xing)碼印刷上去之后就無法(fa)更(geng)改(gai)， RFID標簽則可以重復(fu)地(di)新(xin)增、修(xiu)改(gai)、刪除RFID卷標內(nei)儲存的數據(ju)，方便信息的更(geng)新(xin)。

穿透性閱讀

在被覆(fu)蓋的(de)情(qing)況下(xia)， RFID能夠(gou)穿(chuan)透(tou)紙張、木材和塑(su)料(liao)等非(fei)金屬或非(fei)透(tou)明的(de)材質，并(bing)能夠(gou)進行穿(chuan)透(tou)性通信(xin)。而條形(xing)碼掃(sao)描機必(bi)須在近距離(li)而且沒有物體阻(zu)擋的(de)情(qing)況下(xia)，才可以辨讀(du)條形(xing)碼。

EAS防盜功能

配合(he)RFID超(chao)高頻通道門禁，可以很好的(de)防止檔案丟失，實現非法取走報警功(gong)能