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方案以云計算、物聯網技術取代傳統的檔案管理系統，構建檔案信息資源的共享交換平臺，形成“兩個中心(數據中心、實體中心)、三個平臺(檔案信息管理平臺、環境數據監控中心、云物聯管理平臺)、六大應用(存儲、管理、出庫、備份、環保、安全)”為核心的智慧檔案管理系統。

l 核心(xin)功能(neng)：

智(zhi)能引導：系統具備檔案引導功能，根據檢索對文檔進行定位引導（在屏幕上顯示對應檔案的具體位置：幾行、幾列、幾號柜等），充分提高檔案查找的效率，并可通過RFID無人通道自動對拿出、檔案柜中的檔案進行識別，實現儲位智能化管理。

防盜管(guan)理：檔案室門口設有人臉門禁，只有授權過的用戶才允許進入檔案室，在檢索區進入檔案區門口也設有人臉門禁和RFID無人通道，人臉門禁兩重保障，無人通道作檔案出庫復核功能，當檢測到文檔不在出庫單里時會語音告警并通知管理員。

恒(heng)溫恒(heng)濕(shi)：通(tong)過空調(diao)控制器(qi)采集的溫濕度數據(ju)，自動(dong)進行對(dui)比分析(xi)，智能切(qie)換室內溫度功(gong)能，實現(xian)無人值(zhi)守自動恒溫恒(heng)濕。使(shi)檔案保(bao)護擺脫干燥(zao)、潮濕的隱患，延長檔案壽(shou)命。

環境監控：通過空調控制器檢測檔案館區(qu)域內(nei)溫濕度變化(hua)情(qing)況，預防火災；支(zhi)持輸出控制信號，數據采(cai)集、故障反饋、煙(yan)霧(wu)報警等功能，并集成在一個(ge)模塊統(tong)一管理，并支(zhi)持形(xing)成看板(ban)在館內(nei)大屏展示出來。